El onboarding o proceso de onboarding es un neologismo que sirve para describir un mecanismo por el cual una empresa trata de formar a los nuevos empleados para que se adapten a los usos, costumbres y filosofía de una empresa. La traducción al español podría ser «proceso de aterrizaje» o «proceso de incorporación». Aunque es un término que se usa desde los años 70 es en la actualidad, con la generalización del teletrabajo, cuando está tomando más impulso. Se le llama específicamente onboarding al conjunto de reuniones, conferencias, videos, materiales impresos y sobre todo al software formativo, más conocido como software onboarding.
Los sistemas onboarding son estrategias digitales para optimizar la integración de nuevos empleados, y son altamente efectivos para mejorar la incorporación del personal.
Diferencias entre onboarding, inboarding y offboarding
Primero, es importante determinar la diferencia entre el onboarding, inboarding y offboarding. El onboarding se centra en los planes de integración inicial de un nuevo empleado, el inboarding abarca estrategias de desarrollo para empleados contratados o fijos. Mientras, que el offboarding se refiere a la gestión de despidos, renuncias o cualquier retiro permanente dentro de la empresa.
Según algunas estadísticas, los primeros 45 días después de la incorporación de nuevo personal son los más importantes para hacer sentir al empleado parte de la empresa.
Ventajas del onboarding
- Integración laboral efectiva.
- Permanencia de los empleados en sus puestos de trabajo.
- Mejorar la adaptación en la dinámica del trabajo.
- Reducción de costos en despidos y nuevas contrataciones.
Ahora, llevar estos procesos de integración de forma digitalizada es la clave para alcanzar el éxito. Incluso en tiempos pandemia y pospandemia, cuando las oficinas se han reducido de forma masiva, este hecho se ha notado todavía más.
El uso efectivo de software para onborarding
El uso de editores de Software de recursos humanos com Lucca a resultado ser el mejor método para crear un vínculo con el nuevo empleado, incluso con el personal que trabaja de manera remota en general. La digitalización del material de introducción, formularios, base de datos y cualquier material de la empresa, permite la automatización de los procesos, reduciendo costos en papelería y el tiempo de gestión del personal de Recursos Humanos.
Dependiendo de los editores y servicios de cada software para onboarding se pueden encontrar: manuales de empleados, portal de autoservicios o gestión de información. Así como formularios electrónicos o gestores de tareas, entre otras funcionalidades.
Las empresas que utilizan software para hacer seguimiento del personal, optimizan las tareas propias de Recursos Humanos, disminuyendo casi en su totalidad los errores en los procesos de administración. Entre los beneficios destacan:
- Contar con base de datos actualizadas (personal nuevo, contratado y despidos).
- Ahorro del tiempo en varias actividades administrativas.
- Creación de correos corporativos de bienvenida, reconocimiento y seguimiento.
- Disponibilidad y ordenación de documentos para los empleados.
- Optimización de la gestión de Recursos Humanos.
- Disponibilidad de diversas herramientas digitales y aplicaciones.
Además, logran incluir a los empleados que trabajan de forma remota, con quienes es difícil crear un sentido de cultura corporativa. Sin embargo, estos sistemas lo hacen posible, incluso pueden crearles una rutina, sin aislarlos de la dinámica laboral interna.
Claves básicas del onboarding para incluir empleados
Primero, la organización es clave para evitar errores, maximizar oportunidades y apostar por la permanencia del trabajador. Segundo, la planificación es primordial para alcanzar los objetivos, determinar tareas y automatizar procesos. Finalmente es de suma importancia brindar herramientas y equipos de tecnología actualizados, que mejoren la funcionalidad de los software para onboarding o planes estratégicos.
- Ofrece un buen ambiente laboral desde el inicio.
- Organiza reuniones vía Skype o Zoom.
- Evita la desorganización en la inducción y contratación.
- Programa correos para el proceso de selección, ingreso y bienvenida.
- Crear notificaciones y boletines informativos para los empleados.
- Establece modalidades de trabajo digital.
- Asesora con editores de software para mejorar los sistemas de inducción.
Onboarding para teletrabajo
Es pertinente que utilices y agotes todos los formatos de comunicación y trabajo digital, debes reforzar la comunicación constantemente. Crea planes de seguimiento donde puedas generar dinámicas de interacción laboral y personal. Podrías usar encuestas, videoconferencias o intercambio de ideas. Además, debes evitar sobrecargar con asignaciones y crear una rutina donde tenga descansos. Asimismo, es recomendable que como empleador consideres las condiciones de trabajo que tiene el empleado desde casa. El uso de los correos, recordatorios y notificaciones también mejora el proceso de integración y desarrollo de tus trabajadores freelancers.
Oficinas presenciales
Aunque utilices un buen editor de software para onboarding, debes contar con los equipos tecnológicos necesarios para usarlos sin limitantes. En ese sentido, deberás ofrecer equipos actualizados para un mejor rendimiento.
Es importante eliminar las restricciones en aplicaciones, usar una intranet, mensajería interna y hasta VPN. Además, digitalizar y automatizar todos los procesos en los que debes integrar al empleado.
Periodista.
